Teklif Süreci Optimizasyonu Kazanma Oranlarını Nasıl Artırır

Çoğu şirket satışlarını iyi tutmakta zorlanır ve sorunun potansiyel müşteri kalitesi, fiyatlandırma veya satış yeteneğinden kaynaklandığına inanır. Gerçek sorun genellikle açık bir şekilde görünür: teklif sürecinin kendisi sistematik olarak anlaşma ivmesini öldürür ve gerçekleşmesi gereken anlaşmaları kapatır.

Standart teklif süreci şirketler arasında oldukça tanıdıktır. Satış temsilcileri eski dosyaları yeniden açar, eski müşteri bilgilerini kaldırır ve bilgileri manuel olarak yeniden yazar. Yapı ve mesajlaşma, temel olarak kullanılan şablona göre farklılık gösterir. Teklifler hazırlanırken saatler harcanır. Statik PDF'ler olarak gönderildiklerinde, ne olduğu görülemeden bir kara deliğe kaybolurlar. Tahmin işine dönüşür: açtılar mı, gönderdiler mi, fiyatta mı takıldılar yoksa unutuldu mu?

Bu süreçte birçok başarısızlık noktası oluşur. Teklif üretimindeki gecikme, ilgili potansiyel müşterilere yanıt verme hızını karmaşıklaştırır ve rakip kampanyaların ivme kazanmasına zaman verir. Tutarsız mesajlaşma, farklı potansiyel müşterilerin farklı değer önerileriyle karşılaşması anlamına gelir. Satın alma davranışına görünürlük olmadığı için akıllıca takip yapmak imkansızdır. Sunulan her teklif, veri odaklı bir katılım değil, bir dilek eylemi olacaktır.

Teklif süreçlerini düzelten kurumlar genellikle satış stratejilerinin diğer yönlerini değiştirmeden kapanış oranlarında büyük artışlar - %30-50 - deneyimler. Potansiyel müşteriler aynı kalır. Fiyatlandırma aynı kalır. Ürün aynı kalır. Sadece süreç değişir ve sonuçlar gelir.

Teklif oluşturma, satış için kullanılabilecek zamanı boşa harcayan manuel bir süreçtir. Temsilciler her teklifi ayrı ayrı oluşturmak için 45-60 dakika harcadığında, bu keşif görüşmeleri, satış ilişkileri veya diğer fırsatlar için kullanılabilecek 45-60 dakika demektir. Bu, her ay önerilen tüm tekliflerle çarpıldığında verimlilik üzerindeki olumsuz etki büyüktür.

Maliyet sadece zaman tüketimini içermez. Manuel oluşturma, dönüşüm oranını yok eden tutarsızlığa neden olur. Tekliflerin hangi eski dosyayla başlandığına göre hazırlanması gerektiğinde, yani temsilcinin bir teklif yazması gerektiğinde mesajlaşma kalitesi tahmin edilemez. Değeri açık bir şekilde ifade eden teklifler vardır ve önemli bakış açılarını gizleyen veya yanlış faktörleri vurgulayan teklifler vardır. İlgili vaka çalışmaları içerenler ve güncel olmayan veya alakasız örnekler içerenler vardır.

Bu tutarsızlık optimize etmeyi imkansız kılar. Standart bir yapı olmadan, teklifin hangi unsurlarının dönüşüme yol açtığı ve hangilerinin engel oluşturduğu bilinemez. Her teklif, öğrenme olmadan benzersiz bir deneydir.

Satış görüşmesi ve teklif sunumu arasındaki gecikme en zararlı maliyettir. En ilgili potansiyel müşteriler, şirketle verimli bir görüşme yapmış olanlardır. Sorunları hala zihinlerinde tazedir, tartışma ivme kazanmıştır ve bir çözümü değerlendirmeye isteklidirler. Tekliflerin ulaşması 2-3 gün sürdüğünde bu ivme ölür. Öncelikler değişir. Daha hızlı hareket eden rakip şirketler dikkat çeker. Teklif, talep edildiği zamana kıyasla farklı bir psikolojik ortamda sunulur.

Değişim zihniyetin değişmesiyle başlar: teklifler asla satış sürecinin sonunda yazılan belgeler değildir. Ayrıca sistemin diğer unsurları gibi tasarlanıp, ölçülüp optimize edilmesi gereken satış sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır.

Bu tutum üç şekilde dönüşür. Başlangıç olarak, teklifler her seferinde yeniden icat edilmez, standartlaştırılır. Tek tip bir çerçeve, teklifi hazırlayan temsilciden bağımsız olarak tüm tekliflerin değeri iletmesini sağlar. İkinci olarak, teklifler alıcıların bunlarla nasıl etkileşim kurduğunu gösteren davranışsal analitik yardımıyla tahmin edilebilir. Üçüncü olarak, teklifler tartışma araçlarıdır, belgeler değildir ve bu nedenle sona erdirmek için değil, devam etmek için tasarlanmıştır.

Hız o zaman bir tasarım ilkesi haline gelir. Bazı tekliflerin ivmeyi yakalamak için acele edilmesi gerektiğinde, süreç hızlı üretimi kolaylaştırmalıdır. Bu, hazır şablonlar, modüler olarak birleştirilebilen içerik blokları ve kalite pahasına basit iş akışları anlamına gelir.

Parlaklık bir tasarım ilkesi haline gelir. Teklifler aracılığıyla iletişim doğru olmalıdır: ne çözülecek, nasıl hareket edilecek, hangi sonuçlar elde edilecek, yatırımın ne gerektireceği ve ardından ne olacağı. Gereksiz doldurma ve dolgu, alıcının dikkatini bu öğelerden uzaklaştırır ve almaları gereken kararı bulandırır.

Görünürlüğün tasarım ilkesi ortaya çıkar. Organizasyon, bir teklif gönderildikten sonra olacak olayların farkında olmalıdır: ne zaman açıldığı, kaç kez görüntülendiği, üzerinde çalışılan bölümler ve satın alma organizasyonundaki diğer kişilerin görüntüleyip görüntülemediği. Bu bilgi takibi tahmin değil, yanıt haline dönüştürür.

Uygun teklif modelleri, alıcılara karar verme sürecinde yardımcı olan standart bir formata sahiptir. Aşağıdaki ayrıntılar sektöre veya anlaşma türüne göre değişebilir, ancak mantık her zaman aynı olacaktır: sorunu tanımlayın, nasıl çözüleceğini açıklayın, ne yapılacağını netleştirin, kapsamı tasarlayın, yatırımı netleştirin ve sonraki adımları belirleyin.

Format kurumsallaştırılmıştır; bölümlerdeki bilgiler özelleştirilmiştir. Sorun bölümü, alıcının keşif sırasında gerçekte söylediklerini, kendi kelimeleriyle ve aşina oldukları bir çerçeveyle durumlarını yansıtmalıdır. Sonuçlar bölümü, genel faydalar değil, alıcının özellikle başarmak istediklerini söyledikleriyle ilgilenmelidir.

Bu denge, her alıcıya kişiselleştirilmiş ancak bir saat yerine 15-20 dakikada oluşturulan teklifler üretir. Temsilciler daha az satmıyor, daha iyi ve tutarlı satıyor ve kazanılan zaman daha fazla satışta kullanılıyor.

Optimizasyon da standartlaştırma sayesinde mümkündür. Tüm teklifler aynı formatta olduğunda, dönüşüme neden olan yönleri belirlemek mümkündür. Daha odaklı teklifler daha mı başarılı? Kazanımlarla ilişkili vaka çalışması türleri var mı? Bu soruları yanıtlamak için standartlaştırma tutarlılığı sağlar.

En iyi iyileştirme, tekliflerin gönderilmesinden sonra ne olduğunun bilgisidir. Statik dosyalar olarak gönderilen PDF'ler, potansiyel müşteri yanıt verene veya sessiz kalana kadar hiçbir yanıt olmadan e-posta gelen kutularında kaybolur. Davranışsal analitiğin mevcut teklif platformu, ayrıntılı oldukları için takibin etkinliğini değiştirir.

Etkileşim durumu, açma kalıplarıyla belirlenebilir. Birkaç gün içinde birden fazla kez sunulan bir teklif, aktif değerlendirmeyi ima eder. Bir hafta sonra hiç açılmamış bir teklif, öncelikli olmayan bir fırsat anlamına gelir ve bir çaba harcanmadıkça öncelik haline gelmesi olası değildir. Bu temel gerçek satış sonrası planı değiştirir: aktif potansiyel müşterilere destekleyici bilgi gönderilir, açılmamış tekliflere ise durum talebi gönderilir.

Alıcının dikkati bölümde gösterilir. Analitikler bir potansiyel müşterinin fiyatlandırma bölümünü birden fazla kez incelediğini gösterdiğinde fiyat açıkça ilgi konusu olacaktır. Takip tartışması, genel kontroller değil, değer gerekçelendirmesi, ödeme yapısı seçimi veya kapsam değişikliklerine değinmelidir. Analitikler odağın yaklaşım bölümünde olduğunu gösterdiğinde, potansiyel müşteri metodolojinin daha fazla açıklanmasını veya yaklaşımın etkinliğinin gösterilmesini gerektirebilir.

Anlaşmalar arasındaki dinamik, paydaş erişimiyle gösterilir. Satın alma organizasyonundaki iki veya daha fazla kişi teklifi inceliyorsa, işlem dahili inceleme sürecinden geçiyor demektir. Ana iletişim noktası yanıt vermemiş olsa da, CFO veya hukuk danışmanının belgeye erişmesi bir ilerleme noktasıdır. Öte yandan, dahili olarak başkalarına gönderildiği garanti edilmesine rağmen sadece ilk kişinin teklifi incelediği görülürse, anlaşma durağanlaşıyor demektir.

Bu şeffaflık, müdahaleci değil alakalı bir takip oluşturur. Yanıt vermeyen alıcılara kontrol mesajı göndermek yerine, takip alıcının eylemleriyle belirttiği veya ifade ettiği belirli konularla ilgilenir. Bu güncellik, yanıt oranlarını artırır ve genel takipte kaybedilecek anlaşmaları ilerletir.

Satış görüşmesi ile teklif teslimi arasındaki süre, kazanma oranlarını doğrudan etkiler. Her gün potansiyel alıcıların coşkusu söner, rakip alternatifler geliştirilir ve diğer ilgi alanları dikkati tekelleştirir. Aynı gün veya 24 saat içinde gönderilen teklifler, çok yavaş yanıt veren rakip üstün bir çözüm sunsa bile, teklif göndermek için 3-5 güne ihtiyaç duyan rakiplere karşı anlaşmaları kazanır.

Bu bileşik hız avantajı, anlaşma karmaşıklığı ile birlikte artar. Kurumsal anlaşmalar genellikle çok sayıda satıcıyla görüşme şansı bulan çok sayıda paydaşa sahiptir. Değerlendirme çerçevesi, teklifi ilk alan satıcı tarafından belirlenir. Sonraki teklifler bu şekilde değerlendirilmez, o referans noktasıyla karşılaştırılır. İlk hareket eden avantajı, karşılaştırma süreci boyunca yapısal fayda sağlar.

Aynı gün teklif teslimatı, standartlaştırmanın getirdiği altyapıyı gerektirir. Temsilciler 15-20 dakika içinde iyi teklifler hazırlayabildiklerinde aynı gün teslimat mümkündür. Bir saat veya daha fazla süren öneriler diğer faaliyetlerle rekabet eder ve çoğu durumda kaybederler.

Hız sinyali, rekabetçi faktörlerden bağımsız olarak da önemli bir faktördür. Tekliflerin hızlı sunumu, alıcıların önem verdiği organizasyonel özellikleri iletir: organizasyon duyarlı, düzenli ve profesyoneldir. Sanki atalet gibidir - bu organizasyonla işleri yürütmek sorunsuz olacakmış gibi. Yavaş teklif teslimatı tam tersinin göstergesidir: bir teklif göndermek bir hafta sürerse, sonuç almak daha da uzun sürecektir.

Geleneksel teklif uygulaması, belgeyi nihai olarak kabul eder. Satış temsilcisi teklifi hazırlar, postalar ve kabulünü veya reddini bekler. Bu strateji, teklifleri konuşmaların devamı değil, çıkmaz sokaklar haline getirir.

Daha iyi bir çözüm, teklifleri diyaloğu kolaylaştırmak için tasarlanmış bir taslak olarak sunmaktır. Çerçeve, işte teklifimiz'den işte tartıştıklarımıza dayanan bir başlangıç noktası - birlikte inceleyelim'e dönüşür.

Bu konumlandırma, alıcıların psikolojisini değiştirir. Potansiyel müşteriler teklifin taşa kazılmadığını fark ettiklerinde, geri bildirim vermekte kendilerini özgür hissederler. Bir şey uymadığı için sessizce kaybolmak yerine uyarlamalarla etkileşime girerler. Konumlandırma itirazları, e-posta sessizliğinin aksine canlı taraflara dönüştürülür. İlişki, işlemsel değil işbirlikçidir.

Gerçek dünya uygulaması, tekliflerin tanıtımındadır:

Bu tartıştıklarımız, ancak nihai değil. Durumunuza uymayan bir şey varsa buna uyum sağlarız. Hızlı bir görüşmede birlikte inceleyebilir miyiz? gibi bir mesaj, "Lütfen teklifimizi ekte bulunuz. Bir sorunuz olursa lütfen bana bildirin."den tamamen farklı bir etkileşim sağlar.

İlk çerçeveleme tartışmaya açıktır. İkinci çerçeveleme bekletir. İlki, satıcıyı doğru çözüme doğru bir ortak olarak konumlandırır. İkincisi, satıcıyı imza umudunda bir tüccar olarak konumlandırır.

Gönder ve umut et'ten sun ve mükemmelleştir'e bu değişim, damlayan teklifleri hareketli fırsatlara dönüştürür. Fazla ses çıkarmadan geçebilecek anlaşmalar, çözülebilecek muhalefet ortaya çıkarır.

Teklif iyileştirme prosedürünün olağan satış standartlarının ötesinde ölçülmesi gerekir. Kapanış oranları ve anlaşma değerleri sonunda önemli olsa da, ara ölçümler sürecin nerede kazanacağını veya kaybedeceğini gösterir.

Operasyon verimliliği, teklifin geri dönüş süresiyle ölçülür. Karar ile teklifin gönderilmesi arasındaki süre nedir? Bu metrik, hızın süreç altyapısı tarafından mı etkinleştirildiğini yoksa gecikme mi yarattığını gösterir.

Tekliflerin etkileşim oranları, alıcıların ilgisini ölçer. Açılan tekliflerin yüzdesi nedir? Birden fazla kez açılanların yüzdesi nedir? Diğer paydaşlara dağıtılanların yüzdesi nedir? Bu göstergeler, tekliflerin dikkat çekmede veya söndürmede başarısını yansıtır.

İçerik etkinliği, bölüm etkileşim kalıplarına yansır. Teklifin hangi bölümlerine en çok odaklanılıyor? Hangileri atlanıyor? Bu bilgi içerik optimizasyonunu bilgilendirir - atlanan bölümler iyileştirilebilir veya ortadan kaldırılabilir.

Takip yanıt oranları, takip verimliliğini ölçmek için kullanılır. Davranışsal veriler takibi bilgilendirirken yanıt oranları iyileştirilmelidir. Bu ölçümü ölçmek, görünürlüğün artırılmış etkileşimin bir ölçüsü olduğu gerçeğini doğrular.

Son süreç metriği, teklif gönderildikten sonraki kapanış süresidir. Optimize edilmiş teklif süreçlerine sahip organizasyonlarda teklif teslimi ile anlaşma kapanışı arasındaki sürede sıkışmalar görülmelidir. Fikirler önerildiğinde tartışmalar daha sorunsuz ilerler, böylece eylemler daha hızlı karara bağlanır.

Teklif platformları iyi özellikler sunsa da, temel ilkeler teknoloji yatırımı olmadan sonuç üretir. Süreç unsurları manuel olarak yapılabilir, bu da organizasyonların önemli ölçüde iyileşmesine yardımcı olur.

Teklif yapısını standartlaştırmak için gereken tek şey disiplindir. Bölümleri sınırlandırmak: bu, her teklifin içermesi gereken içeriği belirlemek ve tüm temsilcilerin kullanması gereken bir ana şablon geliştirmek için gereklidir. Teklifleri düzenli olarak gözden geçirin.

Bu, geri dönüş süresini azaltmak için bir adanmışlık ve sorumluluk gerektirir. Aynı gün veya 24 saatlik hedefler belirleyin, gerçek performansı izleyin ve boşlukları doldurun. Gecikmelerin büyük kısmı gerçek üretim zamanından değil, önceliklendirmeden kaynaklanır - kodlanmış bir talep genellikle durumu düzeltir.

Takip ile ilgili sorun, veri değil daha iyi sorular sorma ihtiyacıdır. Davranışsal analitikten önce bile, temsilciler potansiyel müşteriye basitçe sorabilir: Teklif sizde en çok hangi soruları uyandırdı? veya Bunu daha onaylanabilir kılmak için ne yapabiliriz? Bu sorular, analitiğin ortaya çıkaracağı aynı içgörüleri, gözlem yerine konuşma yoluyla ortaya çıkarır.

Konumlandırma tekliflerini diyalog olarak sunmak bir dil değişikliği gerektirir. İşbirliğini teşvik eden çerçeveleme ücretsiz olarak uygulanabilir ve potansiyel müşteri etkileşimini anında dönüştürür.

Manuel olarak uygulayan organizasyonlar, gelecekteki teknoloji yatırımını haklı kılmaya yetecek kadar değişiklik yaşar. Süreç disiplini takip edilir ve araçlar zaten çalışan şeyin iyileştirilmesidir.

Teklif süreci iyileştirmesiyle zamanla bileşik getiriler üretilir. Tüm unsurlar birbirini destekler ve tek değişikliklerle oluşturulması imkansız bir ivme yaratır.

Hızdaki iyileştirmeler ivmeyi koruduğu için teklifler daha etkilidir. Standartlaştırma, üretim süresini en aza indirdiği için hızı sağlar. Takip, davranışsal görünürlükle geliştirilir ve bu da dönüşümü artırır. Artan dönüşüm, süreç mükemmelliğine daha fazla yatırım yapmanın nedeni olacaktır.

Bu bileşik etki, temsilci verimliliğinde de bulunur. Teklifler bir saat yerine 15 dakika sürdüğünde, temsilciler daha az saat çalışarak daha fazla fırsatı yönetebilir. Takip genel değil hedefli olmalı ve bu durumda daha az çabayla daha fazlası elde edilebilir. Öneriler tartışmaları sona erdirmek yerine başlattığında, sessizlikle öldürülen fırsatlar azalır.

Teklif süreçlerini düzelten şirketler ayrıca değişikliğin başka yollarla başaramadıkları performansı ortaya çıkardığını keşfederler. Eğitim, teşvikler ve potansiyel müşteri oluşturmaya yapılan yatırımların hepsi sınıra ulaşır. Süreç iyileştirmesi, diğer yatırımların üretimini kısıtlayan faktörleri ortadan kaldırır.

Süreç optimizasyonunun getirmesi muhtemel %30-50'lik kapanış oranı artışı, büyük bir gelir miktarıdır - birçok durumda gerçekleştirmesi daha maliyetli olan büyüme çabalarından daha büyük. Aynı fiyat, aynı temsilciler, süreç başarılarını kolaylaştırdığında ve sınırlamadığında radikal olarak farklı sonuçlar vermek zorundadır.

Temel değişim, gönder ve umut et ile sistematik uygulama arasındadır. Manuel süreçlerde görünürlük olmaması umuda bağımlılık getirir. Standartlaştırılmış süreçlerde davranışsal veri, sisteme bağımlılık getirir.

Umut ölçeklenemez. Sistemler ölçeklenebilir. Öngörülebilir gelir artışı isteyen şirketler, öngörülebilir sonuçlar üreten satış süreçlerine ihtiyaç duyar. Teklif süreci optimizasyonu, satış döngüsündeki en önemli dönüşüm noktalarından birini tahmin yerine mühendislik sürecine dönüştürmek için kullanılır.

Gerçek araçlar ilkeler kadar önemli değildir. Hız ivmeyi korur. Netlik değeri iletir. Görülebildiği için duyarlıdır. Diyalog çerçevelemesi ilişkileri geliştirir. Ölçüm optimizasyonu mümkün kılar.

Bu ilkeleri uygulayan şirketler sadece daha iyi metrikler değil, aynı zamanda daha iyi deneyim kaydeder. Takip edilebilir ve tekrarlanabilir olduğunda satış günlerinde süreç hafifler. Temsilciler belge biçimlendirme ve yanıt vermeyen potansiyel müşterileri arama için daha az zaman harcar. Daha fazla zaman gerçek satışa - anlaşmaları yapan konuşmalara ve ilişkilere - harcanır.

Teklif süreci, satış diyaloğu ile kapatılan anlaşma arasındaki kritik bağlantı noktasını kaplar. Bu sürecin optimizasyonu, birçok anlaşmanın gereksiz yere öldüğü dönüşüm noktasını optimize eder. Pazarlama tarafından oluşturulan ve satış tarafından geliştirilen potansiyel müşteriler, gereksiz sürtünmeyle boşa harcamak yerine bu potansiyel müşterilerin dönüşüm olasılıklarını en üst düzeye çıkaracak bir teklif sürecinden geçirilmelidir.