Come l'Ottimizzazione del Processo di Proposta Aumenta i Tassi di Chiusura

La maggior parte delle aziende fatica a mantenere buone performance di vendita e crede che il problema sia nella qualita dei lead, nei prezzi o nel talento dei venditori. Il vero problema e solitamente sotto gli occhi di tutti: il processo stesso di proposta uccide sistematicamente il momentum delle trattative e fa perdere affari che dovrebbero concludersi.

Il processo di proposta standard e familiare in tutte le aziende. I rappresentanti commerciali riaprono vecchi file, rimuovono le informazioni dei clienti precedenti e riscrivono manualmente le informazioni. La struttura e il messaggio variano in base al template utilizzato come base. Si spendono ore per elaborare le proposte. Quando vengono inviate come PDF statici scompaiono in un buco nero senza che nessuno possa vedere cosa accade. Diventa un gioco di ipotesi: l'hanno aperta, l'hanno inoltrata, si sono bloccati sul prezzo o semplicemente se ne sono dimenticati?

Durante questo processo si formano diversi punti di fallimento. Il ritardo associato alla produzione delle proposte complica la velocita di risposta ai prospect interessati, dando tempo alle campagne dei competitor di guadagnare momentum. Messaggi incoerenti implicano che prospect diversi ricevano proposte di valore diverse. E impossibile fare follow-up intelligenti a causa della mancanza di visibilita sul comportamento d'acquisto. Ogni proposta inviata diventa un atto di speranza e non un coinvolgimento basato sui dati.

Le organizzazioni che riparano il loro processo di proposta generalmente registrano enormi aumenti nei tassi di chiusura - del 30-50% - senza modificare altri aspetti della loro strategia di vendita. I lead rimangono gli stessi. I prezzi rimangono gli stessi. Il prodotto rimane lo stesso. E solo il processo che cambia e i risultati arrivano.

La creazione manuale delle proposte e un processo che spreca tempo che potrebbe essere utilizzato per vendere. Quando i rappresentanti impiegano 45-60 minuti per comporre ogni proposta separatamente, significa che stanno sottraendo 45-60 minuti che potrebbero essere utilizzati per fare chiamate di discovery, costruire relazioni di vendita o altre opportunita. Questo moltiplicato per tutte le proposte inviate ogni mese genera un impatto enorme sulla produttivita.

Il costo non riguarda solo il consumo di tempo. La creazione manuale causa incoerenze che distruggono il tasso di conversione. La qualita del messaggio e imprevedibile quando le proposte devono essere basate su quale vecchio file il rappresentante ha iniziato a usare, cioe quando e richiesto di scrivere una proposta. Ci sono proposte che esprimono il valore in modo chiaro, e ci sono quelle che nascondono punti di vista importanti o sottolineano fattori fuorvianti. Ci sono quelle che hanno casi studio rilevanti e quelle che hanno esempi obsoleti o irrilevanti.

Questa incoerenza rende impossibile l'ottimizzazione. In assenza di una struttura standard, non si puo sapere quali elementi della proposta portano alla conversione e quali introducono attrito. Ogni proposta e un esperimento unico senza apprendimento.

Il ritardo nella consegna dalla conversazione di vendita alla presentazione della proposta e il costo piu dannoso. I prospect piu interessati sono quelli che hanno appena avuto una chiamata produttiva con l'azienda. Il loro problema e ancora fresco nella mente, la discussione ha generato momentum e sono disposti a considerare una soluzione. Quando le proposte impiegano 2-3 giorni per arrivare, quel momentum muore. Le priorita cambiano. I competitor che agiscono piu velocemente catturano l'attenzione. La proposta viene presentata in un contesto psicologico diverso rispetto al momento in cui e stata richiesta.

Il cambiamento inizia con un cambio di mentalita: le proposte non sono mai documenti scritti alla fine del processo di vendita. Sono parte integrante del sistema di vendita, che non puo essere progettato, misurato e ottimizzato come qualsiasi altro elemento del sistema.

L'atteggiamento si trasforma in tre modi. Per cominciare, le proposte non vengono reinventate ogni volta ma sono standardizzate. Un framework uniforme fara si che tutte le proposte trasmettano valore, indipendentemente dal rappresentante che prepara la proposta. Secondo, le proposte possono essere valutate con l'assistenza di analytics comportamentali che mostrano come i buyer interagiscono con esse. Terzo, le proposte sono strumenti di discussione ma non documenti, e quindi non sono destinate a concludere; sono destinate a procedere.

La velocita diventa quindi un principio di progettazione. Nel caso in cui alcune proposte debbano essere fatte in fretta per catturare il momentum, il processo deve facilitare una produzione rapida. Questo implica template pronti all'uso, blocchi di contenuto assemblabili come moduli e flussi di lavoro semplificati senza sacrificare la qualita.

La chiarezza diventa un principio di progettazione. La comunicazione tramite proposte deve essere accurata: cosa verra risolto, come si agira, quali risultati si otterranno, quale investimento sara richiesto e cosa seguira. Fronzoli e riempitivi distraggono il buyer da questi elementi e offuscano il giudizio che dovrebbe prendere.

La visibilita emerge come principio di progettazione. L'organizzazione deve essere consapevole degli eventi che seguiranno una proposta una volta inviata: quando e stata aperta, il numero di volte che e stata visualizzata, le parti su cui si e lavorato e le altre persone nell'organizzazione acquirente che l'hanno visualizzata. Queste informazioni trasformano il follow-up in una risposta e non in un'ipotesi.

I modelli di proposta appropriati hanno un formato standard che aiuta i buyer nel processo decisionale. I dettagli potrebbero dipendere dal settore o dal tipo di trattativa, ma la logica sara sempre la stessa: definire il problema, descrivere come risolverlo, chiarire cosa fare, progettare lo scope, chiarire l'investimento e chiarire i prossimi passi.

Il formato e istituzionalizzato; le informazioni nelle sezioni sono personalizzate. La sezione del problema deve rappresentare cio che il buyer ha effettivamente detto durante la discovery, con le sue parole e inquadrando la sua situazione in modo familiare. La sezione dei risultati deve trattare cio che il buyer ha specificamente detto di voler raggiungere, non benefici generici.

Questo equilibrio genera proposte personalizzate per ogni buyer che richiedono anche solo 15-20 minuti per essere create, anziche un'ora. I rappresentanti non vendono di meno ma vendono meglio e in modo coerente, e il tempo risparmiato viene utilizzato per vendere di piu.

L'ottimizzazione e resa possibile anche dalla standardizzazione. Con tutte le proposte nello stesso formato, si e in grado di individuare quegli aspetti che portano alla conversione. Le proposte piu focalizzate hanno piu successo? Ci sono tipi di casi studio associati alle vittorie? Per fornire la risposta a queste domande, la standardizzazione fornisce la coerenza.

Il miglioramento piu significativo e la conoscenza di cio che segue dopo l'invio delle proposte. I PDF inviati come file statici si perdono nelle caselle di posta elettronica senza risposta fino a quando il prospect risponde o diventa silenzioso. Le attuali piattaforme di proposta con analytics comportamentali cambiano l'efficacia del follow-up, poiche sono dettagliate.

Lo stato del coinvolgimento puo essere determinato dai pattern di apertura. Una proposta presentata piu volte durante alcuni giorni implica una considerazione attiva. Il fatto che una proposta non sia mai stata aperta dopo una settimana significa che non e un'opportunita prioritaria, e e improbabile che diventi prioritaria a meno che non venga fatto uno sforzo. Questo fatto basilare altera il piano post-vendita: ai prospect attivi vengono inviate informazioni di supporto, mentre alle proposte non aperte viene inviata una richiesta di stato.

L'attenzione del buyer e mostrata nella sezione. Il prezzo sara ovviamente oggetto di esame quando gli analytics indicano che un prospect passa attraverso la sezione prezzi piu di una volta. La discussione di follow-up deve toccare la razionalizzazione del valore, la scelta della struttura di pagamento o le modifiche allo scope, non check-in generici. Quando gli analytics indicano che il focus e sulla sezione dell'approccio, il prospect potrebbe richiedere ulteriori chiarimenti sulla metodologia o una dimostrazione dell'efficacia dell'approccio.

La dinamica tra le trattative e mostrata dall'accesso degli stakeholder. Nel caso in cui due o piu individui nell'organizzazione acquirente stiano guardando la proposta, la transazione sta subendo un esame interno. Anche se il contatto principale potrebbe non aver risposto, il fatto che il CFO o il consulente legale abbiano acceduto al documento e un punto di progresso. D'altra parte, quando solo il primo sembra aver guardato la proposta anche se assicurato che e stata inviata ad altri internamente, allora la trattativa si sta bloccando.

Questa trasparenza crea un follow-up rilevante e non invadente. Piuttosto che inviare un messaggio di check-in ai buyer che non rispondono, il follow-up affronta determinate questioni che il buyer ha indicato o espresso con le sue azioni. Questa pertinenza migliora i tassi di risposta e fa progredire le trattative che andrebbero perse in un follow-up generico.

La durata che intercorre tra la conversazione di vendita e la consegna della proposta ha un'influenza diretta sui tassi di chiusura. Ogni giorno l'entusiasmo dei potenziali buyer svanisce, si sviluppano alternative dei competitor e altri interessi monopolizzano l'attenzione. Le proposte inviate in giornata o entro 24 ore vinceranno trattative rispetto a quei competitor che richiedono 3-5 giorni per inviare una proposta, anche quando il competitor che risponde molto lentamente offre una soluzione superiore.

Questo vantaggio di velocita si amplifica con la complessita della trattativa. Le trattative enterprise di solito hanno un gran numero di stakeholder che hanno avuto la possibilita di incontrare diversi vendor. Il framework di valutazione e determinato dal vendor la cui proposta viene ricevuta per prima. Qualsiasi proposta successiva non viene valutata come tale, ma confrontata con quell'ancora. Il vantaggio del first mover fornisce un beneficio strutturale durante il processo di confronto.

Per ottenere la consegna delle proposte in giornata serve l'infrastruttura che viene fornita dalla standardizzazione. La consegna in giornata e fattibile quando i rappresentanti sono in grado di elaborare buone proposte in 15-20 minuti. I suggerimenti che richiedono un'ora o piu per essere consegnati competono con altre attivita e, nella maggior parte dei casi, perdono.

Il segnale di velocita e anche un fattore importante indipendentemente dai fattori competitivi. La presentazione rapida delle proposte trasmette caratteristiche organizzative a cui i buyer attribuiscono importanza: l'organizzazione e reattiva, organizzata e professionale. E come inerzia - come se far accadere le cose con questa organizzazione sara una navigazione tranquilla. Una consegna lenta delle proposte e un indicatore del contrario: quando ci vuole una settimana per inviare una proposta ci vorra ancora piu tempo per ricevere risultati.

La pratica convenzionale delle proposte considera il documento come finale. Il rappresentante commerciale prepara l'offerta, la invia e attende la sua accettazione o rifiuto. Questa strategia rende le proposte vicoli ciechi e non continuatori di conversazioni.

Una soluzione migliore e presentare le proposte come una bozza destinata a facilitare il dialogo. Il frame cambia da una situazione in cui ecco la nostra offerta a una situazione in cui ecco un punto di partenza basato su cio che abbiamo discusso - perfezioniamolo insieme.

Questo posizionamento altera la psicologia dei buyer. Quando i prospect si rendono conto che la proposta non e scolpita nella pietra, si sentono liberi di dare feedback. Interagiscono con adattamenti piuttosto che semplicemente svanire poiche qualcosa non va bene. Le obiezioni di posizionamento vengono trasformate in parti vive anziche nel silenzio dell'email. La relazione e collaborativa anziche transazionale.

L'applicazione nel mondo reale e sull'introduzione delle proposte:

Un messaggio come questo e cio che abbiamo discusso, ma non e finale. In caso di qualcosa che non sia applicabile al tuo caso, ci adatteremo a quello. E possibile esaminarlo durante una rapida chiamata? ha un coinvolgimento assolutamente diverso rispetto a "In allegato la nostra proposta. Fammi sapere se hai domande."

Il primo framing e aperto alla discussione. Il secondo framing fa aspettare. Il primo posiziona il venditore come partner nella direzione della soluzione corretta. Il secondo posiziona il venditore come commerciante nella speranza di ottenere una firma.

Questo cambiamento da inviare e sperare a presentare e perfezionare trasforma le proposte che ristagnerebbero in opportunita in movimento. Le trattative che sarebbero passate senza molto rumore fanno emergere obiezioni che possono essere risolte.

La procedura di miglioramento delle proposte deve essere misurata oltre gli standard di vendita usuali. Sebbene i tassi di chiusura e i valori delle trattative siano importanti alla fine, le misure intermedie indicano dove il processo vincera o perdera.

L'efficienza operativa e misurata dal tempo di elaborazione della proposta. Qual e il tempo tra la decisione e l'invio della proposta? Questa metrica indica quanto la velocita sia abilitata dall'infrastruttura di processo o se introduce attrito.

I tassi di coinvolgimento delle proposte misurano l'interesse dei buyer. Qual e la percentuale di proposte aperte? Qual e la percentuale che viene aperta piu di una volta? Quale percentuale viene distribuita ad altri stakeholder? Questi indicatori riflettono il successo delle proposte nell'attrarre o nello svanire.

L'efficacia del contenuto e riflessa nei pattern di coinvolgimento delle sezioni. Quali sezioni della proposta sono le piu focalizzate? Quali vengono saltate? Queste informazioni informano l'ottimizzazione del contenuto - le parti che vengono saltate possono essere perfezionate o eliminate.

I tassi di risposta al follow-up sono utilizzati per misurare l'efficienza del follow-up. I tassi di risposta dovrebbero migliorare quando i dati comportamentali vengono utilizzati per informare il follow-up. Misurare questa misura conferma il fatto che la visibilita e una misura di coinvolgimento migliorato.

La metrica di processo finale e il time-to-close dopo che una proposta e stata inviata. Le compressioni di tempo tra la consegna della proposta e la chiusura della trattativa dovrebbero essere osservate nelle organizzazioni che hanno processi di proposta ottimizzati. Quando le idee vengono proposte, le discussioni sono piu fluide, permettendo cosi alle decisioni di essere prese piu rapidamente.

Sebbene le piattaforme di proposta offrano buone funzionalita, i principi fondamentali generano risultati in assenza di investimenti tecnologici. Gli elementi di processo possono essere eseguiti manualmente, il che aiuta le organizzazioni a migliorare significativamente.

Una disciplina e tutto cio che serve per standardizzare la struttura della proposta. Delimitare le aree: questo e necessario per determinare i contenuti che ogni proposta dovrebbe contenere e lo sviluppo di un template master che tutti i rappresentanti dovrebbero utilizzare. Rivedere le proposte regolarmente.

Questo comporta dedizione e responsabilita per ridurre i tempi di elaborazione. Stabilire obiettivi di consegna in giornata o entro 24 ore, monitorare le performance effettive e colmare le lacune. La maggior parte del ritardo e dovuta alla deprioritizzazione e non al tempo di produzione effettivo - una richiesta codificata comunemente risolve la situazione.

Il problema con il follow-up e che bisogna migliorare le domande e non i dati. Anche prima degli analytics comportamentali, i rappresentanti possono semplicemente chiedere al prospect: Quali domande ti ha fatto sorgere maggiormente la proposta? o Cosa potrebbe rendere questo piu approvabile? Tali domande fanno emergere le stesse intuizioni che gli analytics farebbero emergere, solo tramite conversazione e non osservazione.

Serve un cambiamento di linguaggio per presentare le proposte di posizionamento come conversazioni. Il framing che incoraggia la collaborazione e gratuito da mettere in pratica e trasforma immediatamente il coinvolgimento del prospect.

Le organizzazioni che applicano manualmente subiscono abbastanza cambiamenti da giustificare futuri investimenti tecnologici. La disciplina di processo viene seguita e gli strumenti sono il miglioramento di cio che gia funziona.

I rendimenti composti nel tempo sono generati dal miglioramento del processo di proposta. Tutti gli elementi si supportano a vicenda, producendo un'accelerazione impossibile da creare usando singoli cambiamenti.

Le proposte sono piu efficaci perche i miglioramenti nella velocita mantengono il momentum. La standardizzazione rende veloce poiche il tempo di produzione e minimizzato. Il follow-up e migliorato dalla visibilita comportamentale e questo migliora la conversione. L'aumento della conversione sara la ragione per investire ulteriormente nell'eccellenza di processo.

Questo effetto composto si trova anche nella produttivita dei rappresentanti. Con proposte che richiedono 15 minuti anziche un'ora, i rappresentanti sono in grado di gestire piu opportunita lavorando meno ore. Il follow-up dovrebbe essere mirato non generico e in questo caso meno sforzo puo ottenere di piu. Le opportunita uccise dal silenzio si riducono quando le proposte portano discussioni, anziche terminarle.

Le aziende che riparano il loro processo di proposta trovano anche che il cambiamento sblocca performance che non erano in grado di raggiungere in altri modi. Gli investimenti in formazione, incentivi e lead generation raggiungono tutti un limite. Il miglioramento del processo elimina i fattori che vincolano la produzione di altri investimenti.

Il successivo aumento del 30-50% nei tassi di chiusura che l'ottimizzazione dei processi e probabile porti e una grande quantita di ricavi - in molti casi piu grande degli sforzi di crescita che costano di piu da intraprendere. Lo stesso prezzo, gli stessi rappresentanti sono destinati a dare risultati radicalmente diversi quando il processo facilita e non limita il loro successo.

Il cambiamento fondamentale e tra inviare e sperare ed esecuzione sistematica. Nessuna visibilita nei processi manuali porta ad affidarsi alla speranza. I dati comportamentali sui processi standardizzati portano a dipendere dal sistema.

La speranza non e scalabile. I sistemi sono scalabili. Le aziende che desiderano una crescita prevedibile dei ricavi richiedono processi di vendita che producano risultati prevedibili. L'ottimizzazione del processo di proposta viene utilizzata per convertire uno dei punti di conversione piu essenziali nel ciclo di vendita in un processo ingegnerizzato piuttosto che in un'ipotesi.

Gli strumenti effettivi non sono importanti quanto i principi. La velocita preserva il momentum. La chiarezza comunica valore. E reattivo perche puo essere visto. Il framing della conversazione migliora le relazioni. L'ottimizzazione e resa possibile attraverso la misurazione.

Le aziende che applicano questi principi non solo registrano metriche migliori ma anche esperienze migliori. Il processo diventa piu leggero quando e tracciabile e ripetibile durante le giornate di vendita. I rappresentanti devono spendere meno tempo nella formattazione dei documenti e nella ricerca dei prospect che non rispondono. Piu tempo viene speso nella vendita reale - conversazioni e relazioni che fanno chiudere le trattative.

Il processo di proposta occupa il punto di giunzione critica tra il dialogo di vendita e la trattativa chiusa. L'ottimizzazione di questo processo ottimizza il punto di conversione in cui numerose trattative stanno morendo inutilmente. I lead creati dal marketing e sviluppati dalle vendite dovrebbero essere sottoposti a un processo di proposta che massimizzi le possibilita di conversione di quei lead invece di sprecarle causando attrito inutile.