Kuidas pakkumisprotsessi optimeerimine suurendab edukuse määra

Enamik ettevõtteid leiab, et müük ei suju hästi, ja usub, et probleem on müügivihjete kvaliteedis, hinnastamises või müügiandekuses. Tegelik probleem on tavaliselt silme ees: pakkumiste protsess ise tapab süstemaatiliselt tehingu hoogust ja sulgeb tehinguid, mis peaksid toimuma.

Tavaline pakkumisprotsess on ettevõtete seas tuttav. Müügiesindajad avavad vanu faile, eemaldavad endiste klientide andmed ja kirjutavad teabe käsitsi ümber. Struktuur ja sõnumid erinevad sõltuvalt aluseks võetud mallist. Pakkumiste koostamisele kulub tunde. Staatiliste PDF-idena välja saadetuna kaovad need musta auku ja keegi ei näe, mis juhtub. See muutub oletamiseks: kas nad avasid selle, saatsid edasi, jäid hinna peale kinni või lihtsalt unustasid selle?

Selle protsessi käigus tekib mitmeid tõrkekohti. Pakkumiste koostamisega seotud viivitus muudab huvitatud potentsiaalsetele klientidele vastamise aeglasemaks, mis annab konkurentide kampaaniatele aega hoogu koguda. Ebajärjekindel sõnumiedastus tähendab, et erinevatele potentsiaalsetele klientidele esitatakse erinevaid väärtuspakkumisi. Arukalt järeltegevust pole võimalik teha, sest ostukäitumise kohta puudub nähtavus. Iga esitatud pakkumine on pigem soovmõtlemine kui andmepõhine tegevus.

Organisatsioonid, mis parandavad oma pakkumisprotseduuri, kogevad tavaliselt tohutut tõusu sulgemismääras - 30-50% - ilma et muudaksid müügistrateegia muid aspekte. Müügivihjed jäävad samaks. Hinnastamine jääb samaks. Toode jääb samaks. Muutub ainult protsess ja tulemused saabuvad.

Pakkumiste käsitsi koostamine raiskab aega, mida saaks kasutada müügiks. Kui esindajad kulutavad 45-60 minutit iga pakkumise eraldi koostamisele, tähendab see 45-60 minutit, mida saaks kasutada avastuskõnedeks, müügisuhete arendamiseks või muude võimaluste jaoks. Korrutades seda kõigi kuus esitatud pakkumistega, on mõju tootlikkusele tohutu.

Kulu ei hõlma ainult ajakulu. Käsitsi koostamine põhjustab ebajärjekindlust, mis hävitab konversioonimäära. Sõnumite kvaliteet on ettearvamatu, kui pakkumised tuleb koostada selle põhjal, millise vana faili esindaja aluseks võtab, st kui esindajalt nõutakse pakkumise kirjutamist. On pakkumisi, mis esitavad väärtust selgelt, ja on pakkumisi, mis varjavad olulisi seisukohti või rõhutavad valesid tegureid. On pakkumisi, millel on asjakohased juhtumiuuringud, ja on pakkumisi, millel on vananenud või ebaolulised näited.

See ebajärjekindlus muudab optimeerimise võimatuks. Ilma standardse struktuurita ei saa teada, millised pakkumise elemendid viivad konversioonini ja millised tekitavad takistusi. Iga pakkumine on unikaalne eksperiment, kus puudub õppimine.

Müügivestluse ja pakkumise esitamise vaheline viivitus on kõige kahjulikum kulu. Kõige huvitatud potentsiaalsed kliendid on need, kel just oli viljakas kõne ettevõttega. Nende probleem on veel värskelt meeles, vestlus on tekitanud hoogu ja nad on valmis vastust kaaluma. Kui pakkumised jõuavad kohale 2-3 päevaga, see hoog sureb. Prioriteedid nihkuvad. Kiiremini tegutsevad konkurendid haaravad tähelepanu. Pakkumine esitatakse teises psühholoogilises kontekstis võrreldes ajaga, mil seda taotleti.

Muutus algab mõtteviisi muutumisega: pakkumised ei ole kunagi dokumendid, mis kirjutatakse müügiprotsessi lõpus. Need on osa müügisüsteemist, mida ei saa kujundada, mõõta ja optimeerida nagu iga teist süsteemi elementi.

See suhtumine muudab kolme asja. Esiteks ei leiutata pakkumisi iga kord uuesti, vaid standardiseeritakse. Ühtne raamistik tagab, et kõik pakkumised edastavad väärtust, olenemata sellest, milline esindaja pakkumise koostab. Teiseks saab pakkumisi hinnata käitumisanalüütika abil, mis näitab, kuidas ostjad nendega suhtlevad. Kolmandaks on pakkumised aruteluvahendid, mitte dokumendid, ja seega ei ole need mõeldud lõpetamiseks, vaid jätkamiseks.

Kiirus muutub seejärel disainiprintsiibiks. Juhul kui mõned pakkumised tuleb teha kiiresti, et haarata hoogu, peaks protsess hõlbustama kiiret tootmist. See tähendab valmis malle, moodulitena kokkupandavaid sisubplokke ja lihtsaid töövooge kvaliteedi arvelt.

Särav muutub disainiprintsiibiks. Pakkumiste kaudu edastatud teave peab olema täpne: mida lahendatakse, kuidas toimitakse, milliseid tulemusi saavutatakse, mida investeering nõuab ja mis järgneb. Täidis ja täitmaterjalid segavad ostjat nendest punktidest ja hägustab otsust, mille ta peaks tegema.

Nähtavuse disainiprintsiip kerkib esile. Organisatsioon peab olema teadlik sündmustest, mis järgnevad pakkumise saatmisele: millal see avati, mitu korda seda vaadati, milliste osadega töötati ja millised teised ostuorganisatsiooni inimesed seda vaatasid. See teave muudab järeltegevuse reageerimiseks, mitte oletamiseks.

Korralikud pakkumismudelid omavad standardset vormingut, mis aitab ostjaid otsustusprotsessis. Järgnevad detailid võivad sõltuda tööstusharust või tehingu tüübist, kuid loogika on alati sama: defineeri probleem, kirjelda lahendust, selgita tegevusi, kaardista ulatus, selgita investeeringut ja selgita järgmisi samme.

Vorming on institutsionaliseeritud; teave osades on kohandatud. Probleemi osa peab kajastama seda, mida ostja tegelikult avastuskõnes ütles, tema enda sõnadega ja asetades tema olukorra talle tuttavasse raami. Tulemuste osa peab käsitlema seda, mida ostja konkreetselt ütles, et ta soovib saavutada, mitte üldisi eeliseid.

See tasakaal loob pakkumised, mis on isikupärastatud igale ostjale ja võtavad samas ainult 15-20 minutit koostamiseks, mitte tundi. Esindajad ei müü vähem, vaid müüvad paremini ja järjekindlamalt, ning säästetud aega kasutatakse rohkemaks müügiks.

Optimeerimine on samuti võimalik tänu standardiseerimisele. Kui kõik pakkumised on samas vormingus, on võimalik tuvastada need aspektid, mis viivad konversioonini. Kas fokusseeritumad pakkumised on edukamad? Kas teatud tüüpi juhtumiuuringud on seotud võitudega? Nendele küsimustele vastamiseks pakub standardiseerimine järjekindlust.

Parim täiustus on teadmine sellest, mis järgneb pakkumiste esitamisele. Staatiliste failidena saadetud PDF-id kaovad e-posti postkastidesse ilma vastuseta, kuni potentsiaalne klient vastab või vaikib. Kaasaegne pakkumisplatvorm käitumisanalüütikaga muudab järeltegevuse tõhusust, kuna need on üksikasjalikud.

Kaasamise staatust saab määrata avamismustrite järgi. Mõne päeva jooksul mitu korda esitatud pakkumine viitab aktiivsele kaalumisele. Asjaolu, et pakkumist ei avatud nädala jooksul, tähendab, et see pole prioriteetne võimalus ja tõenäoliselt ei muutu prioriteediks, kui ei tehta jõupingutusi. See põhitõde muudab järelmüügiplaani: aktiivsetele potentsiaalsetele klientidele saadetakse toetavat teavet, samas kui avamata pakkumistele saadetakse staatuse päring.

Ostja tähelepanu näidatakse osade kaupa. Hind on ilmselgelt nende uurimisobjekt, kui analüütika näitab, et potentsiaalne klient vaatab hinnastamise osa mitu korda. Järelvestlus peab puudutama väärtuse põhjendamist, maksevõimaluste valikut või ulatuse muudatusi, mitte üldisi järelpäringuid. Kui analüütika näitab, et fookus on lähenemise osal, võib potentsiaalne klient vajada täiendavat selgitust metoodika kohta või tõendust lähenemise tõhususe kohta.

Tehingutevahelist dünaamikat näitab sidusrühmade juurdepääs. Juhul kui kaks või enam isikut ostuorganisatsioonis vaatavad pakkumist, läbib tehing sisemist kontrolli. Kuigi peamine kontaktisik ei pruugi olla vastanud, on asjaolu, et CFO või juriidiline nõustaja dokumenti vaatas, edasimineku punkt. Teisest küljest, kui ainult esimene isik on pakkumist vaadanud, kuigi ta kinnitas, et saatis selle sisemiselt teistele, siis tehing seisab.

See läbipaistvus loob asjakohase, mitte pealetükkiva järeltegevuse. Selle asemel, et saata mittevastanud ostjatele kontrollsõnumit, käsitleb järeltegevus konkreetseid küsimusi, mida ostja on oma tegevustega näidanud või väljendanud. See asjakohasus tõstab vastamismäärasid ja viib edasi tehinguid, mis kaoksid üldise järeltegevuse korral.

Müügivestluse ja pakkumise edastamise vaheline aeg mõjutab otseselt edukuse määra. Iga päevaga potentsiaalsete ostjate entusiasm väheneb, konkureerivad alternatiivid arenevad ja muud huvid monopoliseerivad tähelepanu. Samal päeval või 24 tunni jooksul esitatud pakkumised võidavad tehinguid konkurentide üle, kes vajavad pakkumise esitamiseks 3-5 päeva, isegi kui aeglasemalt reageeriv konkurent pakub paremat lahendust.

See kiiruse eelis on liiteffektiga koos tehingu keerukusega. Ettevõtete tehingud hõlmavad tavaliselt suurt hulka sidusrühmi, kes kohtusid mitme müüjaga. Hindamisraamistiku määrab see müüja, kelle pakkumine laekub esimesena. Kõiki järgnevaid pakkumisi ei hinnata sellisena, vaid võrreldakse selle ankruga. Esimese liikuja eelis annab võrdlusprotsessis struktuurse eelise.

Sama päeva pakkumiste edastamiseks on vaja standardiseerimisest tulenevat infrastruktuuri. Sama päeva edastamine on teostatav, kui esindajad suudavad koostada häid pakkumisi 15-20 minutiga. Ettepanekud, mille koostamine võtab tund või rohkem, konkureerivad teiste tegevustega ja enamasti kaotavad.

Kiiruse signaal on samuti oluline tegur sõltumata konkurentsiteguritest. Pakkumiste kiire esitamine edastab organisatsioonilisi omadusi, mida ostjad väärtustavad: organisatsioon on vastutulelik, organiseeritud ja professionaalne. See on nagu inertsja - nagu asjade tegemine selle organisatsiooniga oleks sujuv. Pakkumiste aeglane edastamine viitab vastupidisele: kui pakkumise saatmiseks kulub nädal, võtab tulemuste saamine veelgi kauem.

Tavapärane pakkumispraktika käsitleb dokumenti lõplikuna. Müügiesindaja koostab pakkumise, saadab selle ja ootab vastuvõtmist või tagasilükkamist. See strateegia muudab pakkumised tupikuteks, mitte vestluste jätkajateks.

Parem lahendus on esitada pakkumisi mustandina, mis on mõeldud dialoogi hõlbustamiseks. Raam muudetakse olukorrast, kus siin on meie pakkumine, olukorraks, kus siin on lähtepunkt selle põhjal, mida oleme arutanud - viimistleme seda koos.

See paigutus muudab ostjate psühholoogiat. Kui potentsiaalsed kliendid mõistavad, et pakkumine ei ole kivisse raiutud, tunnevad nad end vabalt tagasisidet andma. Nad tegelevad kohandustega selle asemel, et lihtsalt hajuda, kuna miski ei sobi. Positsioneerimisvastulauseid muudetakse elavateks poolseks vastupidiselt e-posti vaikusele. Suhe on koostööl põhinev vastupidiselt tehingulikule.

Reaalne rakendus on pakkumiste tutvustamisel:

Selline sõnum nagu see on see, mida oleme arutanud, kuid mitte lõplik. Juhul kui miski ei kehti teie puhul, kohandame seda. Kas on võimalik see kiire kõnega läbi vaadata? omab täiesti erinevat kaasamist kui "Palun leiate lisatud meie pakkumise. Palun öelge, kui teil on küsimusi.

Esimene raamistus on arutelule avatud. Teine raamistus paneb ootama. Esimene asetab müüja partneriks õige lahenduse suunas. Teine asetab müüja kaupmeheks, kes loodab allkirja saada.

See üleminek saatmisest ja lootmisest esitamisele ja täiustamisele muudab pakkumised, mis niriseksid, liikuvateks võimalusteks. Tehingud, mis oleksid võinud märkamatult mööduda, toovad esile vastuväited, mida saab lahendada.

Pakkumiste parendamise protsess vajab mõõtmist, mis ületab tavalisi müügistandardeid. Kuigi sulgemismäärad ja tehinguväärtused on lõpuks olulised, näitavad vahemõõdikud, kus protsess võidab või kaotab.

Tegevuse efektiivsust mõõdab pakkumise läbiviimiaseg. Kui palju aega kulub otsuse ja pakkumise saatmise vahel? See mõõdik ütleb, kui palju protsessi infrastruktuur võimaldab kiirust või tekitab takistusi.

Pakkumiste kaasamismäärad mõõdavad ostjate huvi. Milline on avatud pakkumiste protsent? Milline on mitu korda avatud pakkumiste protsent? Milline protsent edastatakse teistele sidusrühmadele? Need näitajad peegeldavad pakkumiste edu tähelepanu äratamisel või hajumisel.

Sisu tõhusust kajastavad osade kaasamismustrid. Millistele pakkumise osadele keskendutakse kõige rohkem? Milliseid jäetakse vahele? See teave annab sisendi sisu optimeerimiseks - osad, mis jäetakse vahele, saab täiustada või eemaldada.

Järeltegevuse vastamismäärasid kasutatakse järeltegevuse tõhususe mõõtmiseks. Vastamismäärde parandamine peaks toimuma, kui käitumisandmeid kasutatakse järeltegevuse informeerimiseks. Selle mõõdiku mõõtmine kinnitab fakti, et nähtavus on parema kaasamise mõõt.

Lõplik protsessimõõdik on aeg sulgemiseni pärast pakkumise esitamist. Organisatsioonides, mis on pakkumisprotsessid sujuvamaks muutnud, peaks olema näha aja kokkusurumine pakkumise edastamise ja tehingu sulgemise vahel. Kui ideid pakutakse, on arutelud sujuvamad, mistõttu otsused tehakse kiiremini.

Kuigi pakkumisplatvormid pakuvad häid funktsioone, annavad põhiprintsiibid tulemusi ka ilma tehnoloogiainvesteeringuta. Protsessielemente saab teha käsitsi, mis aitab organisatsioonidel oluliselt paraneda.

Pakkumise struktuuri standardiseerimiseks on vaja ainult distsipliini. Piiritlevad valdkonnad: see on vajalik iga pakkumise sisu määramiseks ja peamalli väljatöötamiseks, mida kõik esindajad peaksid kasutama. Vaata pakkumised regulaarselt üle.

See hõlmab pühendumust ja vastutust läbiviimisaja vähendamiseks. Kehtesta sama päeva või 24-tunnised eesmärgid, jälgi tegelikku tulemuslikkust ja täida lüngad. Suurem osa viivitusest on tingitud deprioritiseerimisest, mitte tegelikust tootmisajast - kodeeritud nõudmine parandab olukorra tavaliselt.

Järeltegevuse probleem seisneb selles, et tuleb parandada küsimusi, mitte andmeid. Isegi enne käitumisanalüütikat saavad esindajad lihtsalt küsida potentsiaalselt kliendilt: Mis küsimusi pakkumine teie jaoks kõige rohkem tekitas? või Mis teeks selle teie jaoks vastuvõetavamaks? Sellised küsimused toovad esile samad arusaamad, mida analüütika näitaks, ainult vestluse, mitte vaatluse kaudu.

Positsioneerimispakkumiste esitamine vestlustena nõuab keele muutmist. Koostööd soodustav raamistus on tasuta rakendatav ja see muudab potentsiaalse kliendi kaasamist kohe.

Käsitsi rakendatud organisatsioonid läbivad piisavalt muudatusi, et õigustada tulevast tehnoloogiainvesteeringut. Protsessi distsipliini järgitakse ja tööriistad on juba toimiva täiustamine.

Pakkumisprotsessi parandamine genereerib aja jooksul liittulu. Kõik elemendid toetavad üksteist, luues kiirenduse, mida on üksikute muudatustega võimatu luua.

Pakkumised on tõhusamad, sest kiiruse parandused säilitavad hoogu. Standardiseerimine muudab selle kiireks, kuna tootmisaeg on minimeeritud. Järeltegevust parandab käitumuslik nähtavus ja see suurendab konversiooni. Suurenenud konversioon on põhjus investeerida veel protsessi tipptasemesse.

See liiteffekt on leitav ka esindaja tootlikkuses. Kui pakkumised võtavad 15 minutit, mitte tundi, suudavad esindajad hallata rohkem võimalusi, töötades samas vähem tunde. Järeltegevus peaks olema sihitud, mitte üldine, ja sel juhul saavutab vähem pingutust rohkem. Vaikuse tõttu hukkunud võimalused vähenevad, kui ettepanekud toovad arutelusid, mitte ei lõpeta neid.

Ettevõtted, mis parandavad oma pakkumisprotsessi, leiavad samuti, et muudatus avab tulemuslikkuse, mida nad ei suutnud muul viisil saavutada. Investeeringud koolitusse, stiimulitesse ja müügivihjete genereerimisse jõuavad kõik piirini. Protsessi parandamine eemaldab tegurid, mis piiravad teiste investeeringute tootlust.

Järgnev 30-50% tõus sulgemismäärades, mida protsesside optimeerimine tõenäoliselt toob, on suur tulukogus - paljudel juhtudel suurem kui kasvupingutused, mis maksavad rohkem. Sama on sama hind, samad esindajad annavad radikaalselt erinevaid tulemusi, kui protsess hõlbustab ega piira nende edu.

Põhiline muutus on saatmise ja lootmise ning süstemaatilise täitmise vahel. Käsitsi protsessides puuduv nähtavus toob kaasa lootmise. Standardiseeritud protsesside käitumisandmed toovad kaasa sõltumise süsteemist.

Lootus ei skaleeru. Süsteemid skaleeruvad. Ettevõtted, kes soovivad ennustatavat tulude kasvu, vajavad müügiprotsesse, mis annavad ennustatavaid tulemusi. Pakkumisprotsessi optimeerimist kasutatakse ühe olulisema konversioonipunkti muutmiseks müügitsüklis inseneritud protsessiks, mitte oletamiseks.

Tegelikud tööriistad ei ole nii olulised kui printsiibid. Kiirus säilitab hoogu. Selgus edastab väärtust. See on reageeriv, kuna seda saab näha. Vestluse raamistamine tugevdab suhteid. Optimeerimine tehakse võimalikuks mõõtmise kaudu.

Ettevõtted, kes rakendavad neid printsiipe, registreerivad mitte ainult paremaid mõõdikuid, vaid ka paremat kogemust. Protsess muutub kergemaks, kui see on jälgitav ja korratav müügipäevade jooksul. Esindajad peavad kulutama vähem aega dokumentide vormindamisele ja potentsiaalsete klientide otsimisele, kes ei vasta. Rohkem aega kulutatakse tegelikule müügile - vestlused ja suhted, mis tehinguid teevad.

Pakkumisprotsess asub kriitilises ristumiskohas müügidialoogi ja suletud tehingu vahel. Selle protsessi optimeerimine optimeerib konversioonipunkti, kus paljud tehingud surevad asjatult. Turunduse loodud ja müügi arendatud müügivihjed tuleks läbi viia pakkumisprotsessist, mis maksimeerib nende müügivihjete konversioonivõimalusi, selle asemel et raisata seda tarbetu hõõrdumise tekitamisega.